اگر شما هم تجربه حضور در سازمانها و شرکتها را داشته باشید، حتماً با مدیرانی که مایل نیستند تفویض اختیار کنند روبرو شده اید. بسیاری از مدیران ترجیح میدهند خود وارد جزییات و ریزِ کارها شوند و این مانع از پیشرفت سازمان میشود و ضمناً سایر کارکنان را نیز دلسرد میکند. در اینجا میخواهیم به این سوال که چرا مدیران تفویض اختیار نمیکنند پاسخ دهیم.
۱- علاقه وافر رهبران به انجام وظایف ببه تنهایی
ممکن است برخی زمانها شما مایل باشید که وظیفه ای را تنهایی انجام دهید، چون تصور می‌کنید که خودتان موقعیت بهتری برای اداره کردن کار از نظر زمانی یا کیفی، دارید.
همچنین، ممکن است با وجود برنامه‌ی کاری فشرده‌ای که اکنون دارید، صرفا از روی علاقه و لذتی که نسبت به آن مسئولیت خاص دارید، بخواهید که آن را به تنهایی انجام دهید. همچنین ممکن است با نشان دادن اینکه چقدر مشغول هستید، بخواهید تصویر مثبتی از خود برای دیگران ایجاد کنید.
راه‌حل: نیاز به تفویض اختیار را بپذیرید
باید بدانید که وقتی کار را به دیگران می‌سپارید، در واقع ظرفیت خود را چندین برابر می‌کنید. به این معنا که وقت کافی برای انجام کارهایی را خواهید داشت که فقط یک مدیر باید انجام دهد، مانند گفتگو با مشتریان VIP. علاوه بر این، شما باید هر چند وقت یک بار، بین مشغله‌های کاری خود تنفس بگیرید تا با انرژی بیشتری به انجام وظایف مهم خود بپردازید. پس تا جای ممکن، انجام برخی از وظایف خود را به عهده‌ی تیمتان بگذارید.
۲- احساس ناامنی
وقتی احساس می‌کنید که کارمندان شما مهارت بیشتری نسبت به شما دارند، ممکن است گاهی اوقات از تفویض اختیار خودداری کنید. ممکن است ترس داشته باشید که موقعیت شما به خطر بیفتد، زیرا با این کار احتمالا ناتوانی‌های شما آشکار میشود. علاوه بر اینها، چه کسی می‌خواهد با کارمندی مقایسه شود که مهارت او در یک حوزه‌ی خاص، نسبت به مهارت شما برتری دارد؟
راه‌حل: از این که یک مربی (Mentor) هستید، خوشحال باشید
به جای اینکه کارمندان را رقبای خود بدانید، با آنها به عنوان یک شاگرد رفتار کنید. به یاد داشته باشید که در یک تیم هستید و اهداف مشابهی را هدف قرار می‌دهید. آنها را بزرگ کنید تا به بهترین نسخه‌های خود تبدیل شوند و وقتی این کار را کردند، این موضوع را یک پیروزی بدانید؛ زیرا این بدان معنی است که شما همه چیز را به عنوان یک منتور، به آنها خوب آموزش داده‌اید.
۳- عدم اطمینان کافی به کارکنان
گاهی ممکن است نخواهید که کارهای مهم را به دیگران بسپارید، زیرا به اعضای تیم خود برای تحویل درست کار اعتماد ندارید. اگر کارمندی به اندازه کافی توانایی‌های موردنیاز برای انجام کار را نداشته باشد، شما مجبور می‌شوید که بسیاری از نکات را به او توضیح و آموزش دهید. این موضوع ممکن است به معنای صرف تلاش دو برابر برای اتمام کار باشد و شما نمی‌خواهید چنین اتفاقی بیفتد.
راه‌حل: به انتخاب خود در افرادی که استخدام کرده‌اید، اعتماد کنید
طبیعی است که در واگذاری کارها به کارمندی که تازه وارد کار شده است، مردد باشید. اما درک کنید که انسان‌ها وقتی اشتباه می‌کنند، بیشتر یاد می‌گیرند و باید خودشان راه‌حل‌هایی برای مسائل پیش آمده پیدا کنند. با این حال سعی کنید که در واگذاری کارها به این افراد، احتیاط بیشتری به خرج دهید؛ برای مثال تفویض اختیار به آنها را با سپردن کارهای کم اهمیت‌تر شروع کنید و به یک باره، پروژه‌های سنگین و مهم را تفویض نکنید.
۴- کمبود زمان برای آموزش و راهنمایی کارکنان
مدیران دائماً به دنبال روش‌هایی هستند که کارایی و اثربخشی تیم را در کارهایی که انجام میدهند، افزایش دهند، زیرا وقت طلاست. اگر فکر کنید که توضیح یک کار یا آموزش مهارت‌های مختلف به کارمندان، به صرف زمان زیادی نیاز دارد، وسوسه می‌شوید که از تفویض اختیار صرف‌نظر کنید و خودتان کارها را به تنهایی انجام دهید.
راه‌حل: کارها را تا جای ممکن واضح و شفاف کنید
اگر نتایجی که مشتری می‌خواهد از تیم شما ببیند را به‌طور واضح مشخص کنید، نگرانی خود را مبنی بر اینکه ممکن است کارکنانتان مرتکب اشتباه شوند، کاهش خواهید داد. اینکه کارکنان شما بدانند که دقیقاً چه انتظاراتی از آنها دارید، به آنها این امکان را می‌دهد که عملکرد بهتری داشته باشند، زیرا از جهت خاصی که باید به سوی آن حرکت کنند، آگاه هستند.
۵- تمایل به حفظ کنترل سازمان و مدیریت جزئی
بعضی از صاحبان مشاغل، دوست دارند مسئولیت‌های مختلف را بپذیرند و وقتی افراد برای یافتن راه‌حل به آنها مراجعه می‌کنند، احساس اهمیت و قدرت می‌کنند. اگر تمایل زیادی به کنترل سازمان خود دارید، به احتمال زیاد تمایل دارید که همه چیز را به صورت خرد مدیریت کنید تا از جزئیات پروژه‌های سازمان خود مطلع شوید.
راه‌حل: یک سیستم ارتباطی با کارکنان خود داشته باشید
به کارمندان خود اجازه دهید تا خود آگاهانه تصمیم بگیرند. برای این کار، آنها به تمام داده‌ها و اطلاعات مربوطه احتیاج دارند، حتی اگر شما همیشه وقت آن را نداشته باشید که با تک تک آنها صحبت کنید. بنابراین با راه‌اندازی یک سیستم ارتباطی موثرتر می‌توانید این نگرانی را برطرف کنید. به عنوان مثال می‌توانید برای کارهای اضطراری از Skype برای ارتباط با آنها استفاده کنید و برای سایر موارد نیز از طریق ایمیل با آنها در ارتباط باشید.
۶- ترس و نفرت از کمک گرفتن
ممکن است احساس کنید که درخواست کمک نشانه ضعف است و نشان دادن بخش آسیب‌پذیر خود به افرادی که زیر نظر شما کار می‌کنند، شرم‌آور است. همچنین ممکن است ترس از نیازمند یا تحمیل‌گر ظاهر شدن را نیز در خود داشته باشید. به هرحال هیچ‌کس دوست ندارد مشکلات خود را فاش کند و دیگران بدانند که شما هم کامل نیستید.
پیشنهاد: تفویض اختیار را نشانه‌ی قدرت خود بدانید
افرادی که واقعاً نیرومند هستند، از حد توانایی‌های خود نیز آگاه هستند. آنها می‌دانند که از پس چه کارهایی برمی‌آیند و چه کارهایی را بهتر است به دیگران واگذار کنند. به هر حال، اجازه دادن به یک متخصص برای انجام کارها به معنی گرفتن خروجی با کیفیت بالاتر بوده که برابر است با یک پیروزی بیشتر برای کل سازمان.
هیچ نظری موجود نیست :
ارسال یک نظر